Come garantire la sicurezza in azienda per manager e dipendenti, e quali precauzioni adottare in ottica di prevenzione?

Ogni azienda, prima ancora di avviare le attività quotidiane, necessita di conoscere e mettere in pratica le regole fondamentali che servono a ridurre i rischi che possono presentarsi nell’ambito di vari contesti e situazioni. Non di rado, infatti, accade che alcune situazioni trattate con leggerezza diventino poi dei problemi veri e propri, per di più dannosi e pericolosi. In quest’ottica, è senz’altro meglio giocare d’anticipo e pianificare un’accurata prevenzione dei casi di rischio.

Ricapitoliamo, quindi, le fasi fondamentali per la gestione della sicurezza in azienda, analizzando le strategie che possono essere adottate da ciascuna organizzazione e alcuni esempi di casi di rischio a cui è possibile porre rimedio con una buona attività di prevenzione.

Fasi di gestione del rischio

La gestione del rischio prevede l’assegnazione di una priorità elevata a quei rischi che hanno alte probabilità di verificarsi, e che comporterebbero ripercussioni incisive. Ovvero, tutti quei casi su cui occorre applicare di procedure di mitigazione finalizzate ad affrontare i relativi rischi.

Vediamo le principali fasi di gestione del rischio:

1. Identificazione dei rischi: identificazione e descrizione di potenziali rischi finanziari, operativi, di progetto, di business e di mercato;
2. Analisi del rischio: calcolo della probabilità che un rischio si verifichi tramite l’analisi dei fattori e la documentazione sulle potenziali conseguenze.
3. Valutazione del rischio: procedura basata su controlli interni e analisi del rischio, per determinare la portata del pericolo. In questa fase occorre decidere quali livelli di rischio sono accettabili, e quali dovranno essere subito affrontati.
4. Mitigazione del rischio: elaborare una strategia di risposta ai rischi per controllarli o minimizzarli.
5. Monitoraggio del rischio: i rischi devono essere sottoposti a controlli costanti e periodici, per accertarsi della validità dei piani di mitigazione.

Strategie di gestione del rischio

Le principali strategie di gestione del rischio includono prevenzione, riduzione, condivisione e ritenzione delle situazioni pericolose.

• Prevenzione del rischio: arrestare ed evitare qualsiasi attività che può comportare un rischio
• Riduzione del rischio: azioni che possono ridurre la probabilità che un rischio si verifichi o il suo impatto.
• Condivisione del rischio: l’organizzazione trasferisce o condivide parte del rischio con un’altra organizzazione, ad esempio con l’outsourcing della produzione o le attività di assistenza ai clienti a terze parti.
• Ritenzione del rischio: i rischi sono stati valutati e l’organizzazione decide di accettarne il potenziale verificarsi. Può essere predisposto un piano di emergenza.

Alcuni esempi di situazioni di rischio in azienda

Le situazioni più comunemente identificate come potenzialmente pericolose o dannose per le aziende sono quelle derivanti da:

• Ambiente IT minacciato;
• Danni d’immagine, fuga d’informazioni e corruzione;
• Contagi derivanti da Covid-19;
• Eventi inattesi e danni alle strutture e ambienti di lavoro;
• Danni economici derivanti da errati investimenti

Scopriamo insieme, allora, come predisporci per mettere l’azienda in condizione di prevenire casi critici ed evitare di attivare piani di emergenza in situazioni potenzialmente dannose.

Gestione del rischio IT

In ambito IT, il rischio deriva dalle potenziali perdite o danni causati dalle minacce che sfruttano le vulnerabilità dell’hardware o del software. I Common Vulnerabilities and Exposures (CVE) sono elenchi di falle alla sicurezza divulgati al pubblico, che aiutano gli esperti a coordinare le iniziative per risolvere le vulnerabilità, con l’obiettivo di rendere i sistemi informatici più sicuri.

Il contenimento dei rischi IT può avvenire mediante strumenti come l’analisi predittiva e l’automazione, che consentono di monitorare l’infrastruttura. In questo modo, è possibile individuare e risolvere i problemi in maniera preventiva, prima che si ripercuotano sull’intera azienda. Inoltre, con questi strumenti è possibile prevenire problemi legati alla sicurezza ed evitare tempi di inattività non programmati.

Gestione di collaboratori e dipendenti

Tra i compiti che spettano all’azienda c’è anche l’attivazione di un protocollo da seguire per tutti i dipendenti prima e durante il verificarsi delle situazioni di rischio, tra cui:

• fare formazione ed essere dotati dei recapiti di professionisti della sicurezza da contattare in caso di furti o fuga d’informazioni, per attivare eventualmente anche le autorità preposte;
• l’impegno a rispettare il riserbo su dati aziendali sensibili, che può essere stabilito anche da contratto;
• il divieto di accesso alle zone di rischio, o ai documenti riservati;
• l’impegno a informare tempestivamente il datore di lavoro di eventuali anomalie o situazioni borderline che possono compromettere l’immagine aziendale prima, dopo e durante l’orario di lavoro

L’azienda dovrà anche fornire informazioni adeguate su eventuali partner preposti al coordinamento e gestione delle attività di security e sorveglianza, a cui i dipendenti potranno rivolgersi in caso di emergenza.

Prevenzione per il rischio di Covid-19

Il “Protocollo condiviso di regolazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” rappresenta ancora lo strumento imprescindibile a cui imprese e lavoratori devono attenersi in materia di salute. Su questo tema, il documento evidenzia come:

1. Le mascherine devono essere utilizzate secondo le indicazioni dell’Organizzazione mondiale della sanità.
2. In caso di difficoltà, possono essere utilizzate mascherine la cui tipologia corrisponda alle indicazioni dall’autorità sanitaria.
3. L’azienda può predisporre il liquido detergente secondo le indicazioni dell’OMS.

Se la mansione del lavoratore impone di lavorare a una distanza inferiore a un metro con altre persone, e non sono possibili altre soluzioni, è obbligatorio l’uso delle mascherine o altri dispositivi di protezione conformi alle disposizioni delle autorità scientifiche e sanitarie. Inoltre, tutti i lavoratori che condividono spazi comuni devono utilizzare una mascherina chirurgica.

Gestione degli ambienti di lavoro

Per prevenire danni, incendi e altre criticità negli spazi adibiti a mense, aree fumatori, spogliatoi e altri ambienti, occorre:

• Accesso contingentato e sosta limitata negli spazi comuni. Inoltre, è necessario garantire una ventilazione continua dei locali e il mantenimento della distanza di sicurezza di almeno 1 metro tra le persone;
• Condizioni igienico-sanitarie adeguate negli spogliatoi;
• Pulizia giornaliera, sanificazione periodica e riordino dei locali, inclusi eventuali distributori di bevande e snack, con particolare attenzione ai cavi o materiali infiammabili.

Gestione dell’organizzazione aziendale

Per evitare investimenti rischiosi o situazioni che possono creare condizioni economiche sfavorevoli o avverse all’azienda, occorre formare o assumere una classe dirigente in grado di gestire movimentazioni di capitali in modo da favorire il successo aziendale. Molto importante è l’aspetto della riservatezza e della lealtà del dipendente, che lavorerà a stretto contatto con il CDA dell’organizzazione. Ecco alcune indicazioni utili:

• Organizzare strategie di controllo e monitoraggio anche nelle situazioni in cui è possibile fare ricorso allo smart working;
• Procedere a una periodica rimodulazione dei livelli produttivi;
• Assicurare un piano di turnazione dei dipendenti per limitare la possibilità di errori dovuto al sovraccarico di lavoro;
• Limitare le trasferte e i viaggi di lavoro nazionale e internazionale, specialmente quando la situazione sanitaria lo richiede, per evitare lunghi viaggi alle figure di responsabilità dell’azienda.

Per quanto riguarda i fornitori, invece:

• Individuare percorsi di ingresso, transito e uscita con tempistiche predefinite;
• Ridurre, per quanto possibile, l’accesso ai visitatori occasionali;
• Disporre un servizio di trasporto organizzato, per garantire e rispettare la sicurezza dei lavoratori in ogni spostamento;
• Porre particolare attenzione alle aziende in appalto che possono organizzare sedi e cantieri all’interno dei siti e delle aree produttive.

Altre indicazioni utili

In conclusione, altre regole utili da seguire per aumentare la sicurezza in azienda possono essere:

• Ridurre al massimo gli spostamenti all’interno del sito aziendale;
• Non consentireriunioni in presenza in caso di rischio sanitario;
• Sospendere e annullare eventi e attività di formazione in azienda in caso di eventi pericolosi, imprevisti o altre criticità.